Topic: Hybride Meetings

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Verfasst von Cotive

15. Juni 2022

Was sind eigentlich Hybride Meetings?

 

Die vergangene Zeit des Homeoffice hat auch für die Arbeitswelt einige Herausforderungen und Änderungen mit sich gebracht. Es musste eine Lösung gefunden werden, weiterhin gemeinsam produktiv und effizient zu arbeiten, trotz Kontaktbeschränkungen. Stichwort: Videokonferenz. Reines Telefonieren deckt nur die Audio-Kommunikation ab, wobei das Visuelle auf der Strecke bleibt. Dabei ist für einen erfolgreichen Austausch die Mimik ebenso wichtig, was einer der Gründe für die Beliebtheit von Videoanrufen ist. Und trotzdem fehlt einem der physische soziale Austausch mit den Kollegen in den Pausen oder im Gang. Daher waren die meisten froh, wieder in die Büros zurückkehren zu können.

Beide Seiten haben ihre Vorteile und Nachteile, wodurch das Konzept eines hybriden Meetings besonders nach der reinen Homeoffice Zeit die perfekte Lösung bietet. Bei einem hybriden Meeting kommen Personen vor Ort und Remote-Teilnehmer (virtuell zugeschaltet) zusammen und können trotz unterschiedlicher Standorte effektiv miteinander arbeiten.

Dieses Konzept kam bei vielen Unternehmen so gut an, dass es aus manchem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken ist. Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Vor- und Nachteile dieser Arbeitsweise erläutern und ihnen Tipps mit auf den Weg geben, die ihnen dabei helfen werden, sich alle Vorteile eines hybriden Meetings zunutze zu machen.

Die Vorteile von Hybriden Meetings

Diese Art der Kommunikation kann Unternehmen oder auch einzelnen Personen viele berufliche Türen öffnen. Durch ein hybrides Meeting besteht die Möglichkeit, über große Distanzen hinweg während eines Meetings standortunabhängig zusammenzuarbeiten. Es können Bündnisse geknüpft werden, die aufgrund der geografischen Lage undenkbar gewesen wären. Ebenso muss man weniger auf wichtige Qualifikationen bestimmter Meeting-Teilnehmer verzichten, wenn diese nicht physisch anwesend sein können. Ein Meeting kann so anhand der fachlich erforderlichen Qualifikationen geplant werden, wodurch die Effizienz deutlich gesteigert und mehr Erfolge gesichert werden. Des Weiteren können auf diesem Wege deutlich mehr Personen an Veranstaltungen teilnehmen, was beispielsweise auf Grund der örtlichen Kapazitäten nicht möglich gewesen wäre. So können mehr Beiträge, Meinungen und Informationsquellen miteinfließen. Für andere auch eine Chance, ihre Kenntnisse zu erweitern und wichtige Kontakte zu knüpfen. Und das ganz einfach von zu Hause aus.

Zu den eher offensichtlicheren Vorteilen des Arbeitens in den eigenen vier Wänden gehört vor allem das Wegfallen des Arbeitsweges, was nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart. Wie bereits erwähnt, ermöglicht eine Remote-Teilnahme von überall arbeiten zu können. Egal ob das im Urlaub am Strand (Workation) oder auf der eigenen Couch stattfindet (Homeoffice). Gerade ein entspanntes oder vertrautes Umfeld kann Stress verringern und sorgt für mehr Flexibilität im Alltag. Personen, die aus Gründen wie Fahrtweg oder diversen zusätzlichen Terminen ausfallen würden, können virtuell von unterwegs aus teilnehmen. Zudem kann man selbst festlegen, welche Tage man in der Woche von zu Hause aus arbeitet und an welchen man im Büro ist. Dabei hat sich vor allem das 3-2-2-Modell durchgesetzt: 3 Tage im Büro, 2 Tage im Homeoffice und 2 Tage frei. Gerade im Büro kann man nicht immer ungestört arbeiten und spricht ab und an mit Kollegen. Daher sind zwei Tage Homeoffice in der Woche von Vorteil, um Aufgaben abzuarbeiten und am Stück produktiv zu sein.

Auch als Unternehmen zieht man seine Vorteile. Sei es das daraus resultierende allgemeine bessere Wohlbefinden der Mitarbeiter oder auch das simple Einsparen von Strom- und Wasserkosten im Büro.

Jaaaaa...Hybride Meetings haben auch Nachteile

Natürlich ist der fehlende soziale Kontakt unter den Mitarbeitern oder mit Kunden ein klarer Nachteil. Telefonieren ist nun mal nicht dasselbe, wie wenn man sich tatsächlich gegenübersteht. Egal ob es um private Unterhaltungen an der Kaffeemaschine oder den Austausch von geschäftlichen Informationen im Gang geht: Sie finden meist immer leichter im Büro statt. Daher ist es nicht verwerflich, dass man das Gefühl hat, etwas zu verpassen, wenn man allein zu Hause sitzt. Auch die Erreichbarkeit der Kollegen ist vor Ort schneller und flexibler. Man läuft einfach ins Büro nebenan und kann Unklarheiten direkt klären. Wenn die Kollegen nicht ans Telefon gehen kann eine unbeantwortete Frage oder fehlende Information schnell zum Stocken des Arbeitsablaufes führen.

Auch während eines Videocalls ist es für die Remote-Teilnehmer nicht immer leicht, Fragen zu stellen oder generell sofort gehört zu werden. Aber auch die Konzentration auf das Meeting lässt bei den zugeschalteten Teilnehmern oft nach, da man sich eher unbeobachtet fühlt oder andere Aufgaben nebenbei erledigt. Auch wenn das private Umfeld Stress vermindert, wird man doch ab und an von Geräuschen, Personen/ Tieren oder technischen (Empfangs-) Problemen gestört. Gerade aus diesen oder anderen Gründen dient das Ausschalten der Kamera oft als Blickschutz, was völlig verständlich ist, wenn man bedenkt, dass die Grenze zwischen Privatem und Geschäftlichem im Homeoffice oft verschwimmt. Und doch handelt es sich beim technischen Zubehör ab und an um eine Ausstattung, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt und daher auch vollumfänglich genutzt werden soll. Dies passiert jedoch auch häufig für private Zwecke oder es werden doch die eigenen Geräte verwendet. Dabei kommt meist die IT-Sicherheit zu kurz und der Fernzugriff auf den Firmenserver ist nicht immer risikofrei und sicher. Dies lässt sich jedoch mit der richtigen Software oder bestimmten Zusatzgeräten beheben.

Wir geben Ihnen vier Tipps für erfolgreiche hybride Meetrings

1. Das Zuweisen von Rollen in Meetings

Um einen klaren Ablauf zu verfolgen und am Ende mit beantworteten Fragen oder erreichten Zielen aus dem Meeting zu kommen, braucht es eine Art Moderator. Dieser soll das Meeting leiten und wieder in die richtigen Bahnen lenken, wenn man thematisch abschweift. Dafür ist ein vorher festgelegter Ablauf/ Plan von Vorteil. Der Moderator schaut für alle auf die Zeit und sorgt dafür, dass regelmäßige Pausen eingehalten werden.

Zudem sollte es eine Person geben, die auf die zugeschalteten Teilnehmer achtet. Oft werden diese überhört oder Meldungen leicht übersehen. Auch sollten diese auf eventuelle Inaktivität angesprochen oder gezielt miteinbezogen werden.

2. Die technische Ausstattung auf beiden Seiten des Meetings

Damit es am Ende nicht am Empfang oder der Technik hängt, sollte das Unternehmen genügend Ausstattung (Büroräume/ Geräte für den mobilen Gebrauch) und Informationen (Schulungen für die Mitarbeiter) zur Verfügung stellen. Besonders die Hardware sollte in der Regel vor einem virtuellen Meeting kurz getestet werden, um technische Probleme schon im Vorhinein zu vermeiden.

Gerne beraten wir Sie dabei, die Konferenzlösung zu finden, die Sie brauchen und die am effektivsten für Ihr Unternehmen funktioniert. Denn es geht nicht immer darum, dass Beste vom Besten oder die meiste Ausstattung zu haben, sondern eher darum, das anbieten zu können, was wirklich genutzt wird und die Produktivität des Meetings unterstützt bzw. erhöht.

3. Übung macht den Meister

Das gilt auch für hybride Meetings. Wer sich noch nicht sicher mit Hardware oder Software fühlt, sollte sich mit dieser auseinandersetzten und das nicht erst, wenn ein Meeting ansteht. Nehmen Sie sich zwischendurch Zeit, um intern Meetings zu testen. Verinnerlichen Sie Abläufe, lernen Sie neue hilfreiche Funktionen kennen und erkennen Sie eventuelle Verbesserungspunkte. Kennt man sich mit den User Interfaces (Bedienoberflächen) von beispielsweise Collaboration-Tools oder digitalen Whiteboards aus, kann die Produktivität jedes Meetings um ein Vielfaches gesteigert werden und spart zudem noch wichtige Zeit.

Lesen Sie mehr in unserem Beitrag zum Thema „Einrichtung einer Videokonferenz“.

4. Hybride Meetings - Leichter gesagt als getan

Jeder weiß es und doch ertappt man sich selbst dabei: „Ich schreibe noch schnell diese eine Mail fertig“ oder „ich mach mir noch schnell einen Kaffee“. Man sollte sich jedoch vor Augen führen, dass man dies auch nicht während eines physischen Meetings machen würde. Man erledigt alle wichtigen Aufgaben vor einer (virtuellen) Konferenz oder in den Pausen und statten Sie sich rechtzeitig mit allen wichtigen Dingen aus. Dazu gehört auch die Tasse Kaffee neben dem Laptop.

Gerade während eines hybriden Meetings sollte man darauf achten, als Remote-Teilnehmer nicht unterzugehen und nichts zu verpassen. Dazu muss man vor allem selbst beitragen. Es ist nicht immer leicht, sich darauf zu konzentrieren, was die einzelnen Stimmen aus den Laptoplautsprechern sagen, wenn man oft von der Geräuschkulisse seines privaten Umfeldes abgelenkt wird. Dabei hilft vor allem das Tragen von Kopfhörern oder einem Headset. Man hört die anderen Teilnehmer klarer und wird zudem besser verstanden. Auch wenn man es gewohnt ist, niemanden mitten im Satz zu unterbrechen, ist es für virtuelle Teilnehmer oftmals ein Muss während einer Videokonferenz. Gerade bei mehreren Teilnehmern wird oft das Meldesymbol übersehen. Daher sollte man sich ruhig trauen, zu einem geeigneten Zeitpunkt dazwischen zu sprechen, um seine Fragen zu stellen.

Es ist nicht immer leicht, Privates und Geschäftliches zu trennen, wenn im Homeoffice der Partner durch das Bild läuft oder der Nachbar nebenan beginnt Löcher in die Wand zu bohren. Um die Kamera nicht immer ausschalten zu müssen, wenn im Hintergrund etwas passiert, gibt es die Möglichkeit, einen Filter zu verwenden, der die Person vor der Kamera ausschneidet und den Hintergrund ersetzt oder unscharf stellt. Und was störende Geräusche angeht: Achten Sie darauf, sich mute zu stellen.

Alles in allem ist das Konzept eines hybriden Meetings und einem Arbeitsmodell wie das 3-2-2-Modell, ein perfekter Übergang oder sogar eine effektivere dauerhafte Änderung im Arbeitsalltag. Die Work-Life-Balance der Mitarbeiter wird verbessert, was eine freiwilligere Flexibilität und höhere Produktivität mit sich bringt. Nachteile des reinen Arbeitsalltages im Büro oder des dauerhaften Zuschaltens von zu Hause, fallen weg.

Hybride Meetings. Das Beste aus beiden Welten.

Medientechnik nach der Pandemie – AV-Upgrade

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Während der Pandemie, die von Homeoffice und Online-Konferenzen deutlich geprägt wurde, haben sich Videoanrufe als DIE Art der Kommunikation beweisen können und gehören daher auch nach der Rückkehr in die Büros zum normalen Alltag. Da viele nach der reinen Homeoffice-Zeit nicht auf deren Vorteile verzichten möchten, hat man versucht ein neues Arbeitsmodell zu entwickeln, wodurch man in der Woche teils im Büro arbeitet und an manchen Tagen von zu Hause aus (3-2-2 Modell). Bezogen auf die Zusammenarbeit mit den Kollegen, wichtige Kundengespräche oder auch 1-on-1-Meetings, sind Hybride Meetings heute der perfekte Kompromiss, da dieses Konzept Vorteile aus beiden Welten zusammenfasst.

Doch leider ist nicht jedes Unternehmen, für hybrides Arbeiten bestens ausgestattet und kann die neuaufgekommenen Bedürfnisse der Mitarbeiter oder auch Kunden erfüllen. Für die Zeit während der Kontaktbeschränkungen und Vorsichtsmaßnahmen, hat die vorhandene technische Ausstattung vielleicht ausgereicht, jedoch wird vielen Unternehmen jetzt klar, dass Videokonferenzen mittlerweile zum Standard gehören und auch in Zukunft fester Bestandteil des Arbeitsalltages bleiben werden. Natürlich liegt es beim Arbeitgeber, ob man den neuen Wünschen der Mitarbeiter nachkommt, aber da auch Kunden die virtuelle Kommunikation bevorzugen und oft schon erwarten, ist eine funktionierende AV-Technik mittlerweile ein Muss.

Auch wenn manche vielleicht schlechtere Erfahrungen mit virtuellen Konferenzen gesammelt haben, liegt dies oft an der nicht ausreichenden oder übergangsweise komplizierten Patchwork-Technik. Mit der richtigen medialen Ausstattung, einer aufeinander abgestimmten Videokonferenzlösung, werden sich viele Zweifel und Abneigungen in Luft auflösen.

Während der Pandemie hat Deutschland sich auf die Technik verlassen müssen und in vielen Bereichen gemerkt, dass eine Digitalisierung mehr als überfällig ist. Besonders Schulen haben vor der Pandemie nicht viel von zeitgemäßer Technik gehalten, was bei Schülern und Lehrkräften für viel Unmut gesorgt hat. Doch jetzt haben viele Bildungseinrichtungen gesehen welche Vorteile eine technische AV-Ausstattung mit sich bringt, weshalb einige endlich auf den Digitalisierungs-Zug aufgesprungen sind.

Wegen der großen Nachfrage und dem alltäglichen Gebrauch, wird der Bereich der AV-Technik immer weiter ausgebaut, wodurch die Möglichkeiten und Angebote stetig wachsen. Bei der Menge an Hardware und Software kann man schonmal schnell den Überblick verlieren. Eine maßgeschneiderte Konferenztechnik ist die Lösung. Passend auf Anwendung, Bedürfnisse und räumliche Umstände, was Kosten und Zeit spart. Wir helfen Ihnen dabei genau das zu finden, was zu Ihnen, Ihren Arbeitsweisen und Wünschen passt.

Falls Sie Fragen zum Thema haben oder sich für ein ProAV-Produkt für Hybride Meetings interessieren, dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.

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